Conciliação bancária no Excel: passo a passo e quando automatizar
A conciliação bancária confere se o que está no seu financeiro bate com o que aconteceu de fato na conta. Muita empresa começa no Excel, e funciona bem enquanto o volume é pequeno. Aqui vai o passo a passo e os sinais de que é hora de mudar.
Passo a passo no Excel
- Exporte o extrato do Asaas do período (data, descrição, valor).
- Exporte os lançamentos da conta correspondente no seu sistema financeiro.
- Coloque os dois lado a lado e crie uma coluna-chave, por exemplo data + valor.
- Use PROCV (ou PROCX) para procurar cada linha do extrato nos lançamentos.
- Marque o que bateu. O que sobrou é a sua lista de diferenças.
- Para cada diferença, descubra o motivo e corrija no sistema.
Os erros que mais aparecem
| Diferença | Motivo mais comum |
|---|---|
| Centavos por pagamento | Baixa pelo líquido, sem lançar a taxa |
| Valores pequenos sem par | Tarifas avulsas (SMS, WhatsApp, saque) |
| Saída grande sem par | Saque para o banco não lançado como transferência |
| Valor negativo inesperado | Estorno |
| Duas linhas iguais no sistema | Pagamento lançado duas vezes |
A chave data + valor também engana: dois clientes pagando o mesmo valor no mesmo dia viram um par errado. Use o identificador da cobrança sempre que der.
Quando automatizar
A planilha deixa de compensar quando:
- você passa mais de 2 horas por mês conferindo;
- a diferença do mês não fecha e vira "ajuste";
- o erro só aparece depois do fechamento, na pergunta do contador;
- a pessoa que sabe fazer a planilha sai de férias.
O que muda com a conciliação automática
Em vez de conferir tudo no fim do mês, cada pagamento é lançado na hora e o extrato é conferido continuamente. Você só olha o que não bateu, com o motivo. Se você usa o Asaas e o Bling, o Conciliza faz isso, e mostra no painel quanto foi conciliado automaticamente. Veja também conciliação do Asaas no Bling.